Ragam
Setda Kaltim Siap Serahkan 5000 Arsip Lama ke LKD Provinsi Kaltim
SELASAR.CO, Samarinda - Untuk menyerahkan arsip kepada Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi Kaltim tahun depan, Sekretariat Daerah (Setda) Kaltim sedang mempersiapkan daftar arsipnya. Arsip tersebut nantinya akan dinilai oleh lembaga tersebut.
Setda Prov Kaltim melalui biro umum telah menjalankan administrasi surat menyurat dan kearsipan dengan baik. Mereka selalu melakukan scan pada surat yang sudah diberi tanda tangan, nomor dan stempel. Mereka juga menyimpan salinan fisik surat tersebut. Sehingga banyak arsip yang terbentuk.
Arsip-arsip tersebut tersimpan dengan rapi dan teratur di record center milik Setda Prov Kaltim. Mereka mengelompokkan arsip berdasarkan kategori tertentu agar mudah dicari. Mulai dari nama biro sampai nomor surat dan tahun pembuatannya.
Setda Prov Kaltim juga memiliki rencana untuk menyerahkan arsip lama mereka kepada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) yang diwakili oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Provinsi Kaltim.
Berita Terkait
Heldi, Analis Kebijakan Ahli Muda atau Sub Koordinator Persuratan dan Arsip Setda Kaltim, mengatakan bahwa penyerahan arsip akan dilakukan tahun depan. Saat ini mereka masih dalam tahap persiapan. Karena penyerahan arsip harus memenuhi syarat tertentu.
“Kami masih mendata dulu, mengetik daftar arsipnya. Karena di sana nggak mungkin menerima kalau tidak ada daftarnya. Kan nanti diperiksa juga,” ujar Heldi pada Senin 27 November 2023.
Menurut Heldi, perkiraan awal arsip yang akan diserahkan sekitar kurang lebih 5000 arsip. Dari beberapa puluh tahun yang lalu. Jumlah itu bisa berubah tergantung dari hasil pendataan arsip.
Setelah arsip diserahkan kepada DPK Provinsi Kaltim, maka akan dilakukan penilaian. Arsip yang akan disimpan atau dimusnahkan akan ditentukan berdasarkan hasil penilaian dengan Jadwal Retensi Arsip (JAR).
“Minta dilakukan penilaian. Yang mana dimusnahkan,” tutupnya.
Penulis: Yoghy Irfan
Editor: Awan
