Pariwara
Arsip Kaltim Sistem Kearsipan Kaltim Lembaga Arsip Penataan Arsip
Sistem Kearsipan OPD-OPD di Kaltim Masih Perlu Diperbaiki
SELASAR.CO, Samarinda - Sistem kearsipan di organisasi perangkat daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur masih perlu diperbaiki. Hal ini disampaikan oleh Dewi Susanti, Arsiparis Ahli Muda Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kaltim, dalam acara pengenalan aplikasi Srikandi di Dinas Pemberdayaan Masyarakat Desa Provinsi Kaltim, Selasa (24/10).
Menurut Dewi, aplikasi Srikandi adalah sebuah sistem informasi kearsipan digital yang dapat memudahkan proses pengolahan, penyimpanan, pencarian, dan pengamanan arsip. Aplikasi ini juga dapat membantu pimpinan dalam mengambil keputusan dan menindaklanjuti surat yang masuk ke perangkat daerah dengan menggunakan tanda tangan elektronik dan disposisi elektronik.
“Tujuan kami menggagas pengenalan aplikasi Srikandi ini adalah untuk meningkatkan kualitas dan efektivitas sistem kearsipan di OPD-OPD di Kaltim. Kami mengundang semua leading sektor yang ada di lingkungan dinas pemberdayaan masyarakat desa provinsi Kalimantan Timur mulai dari staf sekretariat dan bidang-bidangnya,” ujar Dewi.
Dewi menambahkan, selain aplikasi Srikandi, OPD-OPD juga harus memperhatikan pengolahan arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif di semua unit kerja. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang masih sering digunakan dalam kegiatan administrasi, sedangkan arsip dinamis inaktif adalah arsip yang sudah jarang atau tidak digunakan lagi.
“Arsip dinamis aktif dan inaktif harus ditata dengan baik sehingga arsip itu kala diperlukan oleh bapak pimpinan dengan sangat mudah ditemukan dalam bentuk berkas. Jadi berkas itu tidak ada disimpan di dalam gudang begitu dicari susah dan ditemukan secara mutilasi atau terpisah-pisah dari berkas arsipnya,” jelas Dewi.
Salah satu hal yang perlu diperbaiki dalam sistem kearsipan di OPD-OPD di Kaltim, menurut Dewi, adalah tidak semua perangkat daerah memiliki record center. Record center adalah pusat data arsip yang dimiliki oleh setiap perangkat daerah di mana arsip-arsip yang sudah tidak digunakan lagi disimpan dengan rapi dan teratur.
“Kekurangan dari setiap OPD mungkin satu yaitu tidak semua perangkat daerah memiliki record center. Record center ini adalah pusat data arsip yang dimiliki oleh setiap perangkat daerah di mana terkadang arsip itu begitu selesai tahun anggaran habis atau mungkin arsipnya sudah lampau ganti tahun dokumen itu diikat dan ditumpuk di gudang barang,” ungkap Dewi.
Dewi menjelaskan bahwa setiap unit kerja harus membuat daftar arsipnya dan melakukan penyerahan arsip dari bidang-bidang atau unit kerja ke sekretariat atau record center yang dilengkapi dengan berita acara penyerahan dari pihak pertama dan pihak kedua. Dalam hal ini, pihak pertama adalah bidang pemilik arsip dan pihak kedua adalah sekretaris selaku leading sektor koordinator Karsih Pan perangkat daerah.
“Arsip itu di record center akan disebut sebagai terminal untuk pengolahan penataan arsipnya sebelum dikirim ke lembaga kearsipan provinsi. Lembaga kearsipan provinsi akan memvalidasi untuk kategori arsip yang bersifat vital atau statis permanen yang harus diabadikan,” terang Dewi.
Dewi berharap dengan adanya pengenalan aplikasi Srikandi dan peningkatan sistem kearsipan di OPD-OPD di Kaltim, arsip-arsip yang ada di perangkat daerah dapat dimanfaatkan sebagai sumber informasi dan bukti otentik dari kegiatan pemerintahan, serta dapat digunakan sebagai bahan evaluasi, perencanaan, penelitian, maupun sejarah.
Penulis: Yoghy Irfan
Editor: Awan
