Ragam
Pengelolaan Kearsipan di Setda Provinsi Kaltim: Tantangan dan Upaya
SELASAR.CO, Samarinda - Setiap biro di lingkungan Setda Provinsi Kaltim harus memperhatikan pengelolaan kearsipan, terutama daftar arsip. Daftar arsip itu berguna untuk memudahkan penyusunan arsip sebelum diserahkan ke record center Setda Kaltim.
DPK Kaltim mengharapkan semua OPD di Provinsi Kaltim, mulai dari lembaga, badan, hingga dinas, memiliki record center kearsipan. Record center itu diperlukan untuk mengelola arsip inaktif dari unit kerja. Setelah jangka waktu tertentu, arsip inaktif itu akan diserahkan ke LKD, yaitu DPK Kaltim.
Namun, belum semua OPD di Provinsi Kaltim memiliki record center. Hanya sebagian yang sudah memiliki dan mengelolanya dengan baik. Sisanya masih belum memiliki record center.
Setda Provinsi Kaltim termasuk yang sudah memiliki record center kearsipan. Namun, Setda tidak memiliki arsiparis, yaitu tenaga pengelola arsip. Hal ini menyebabkan pengelolaan kearsipan di Setda kurang optimal.
Berita Terkait
Oleh karena itu, Setda melalui Biro Umum berusaha untuk menjaga arsip agar tetap rapi. Caranya adalah dengan menekankan pentingnya daftar arsip setiap kali ada arsip yang dipindahkan.
Heldi, yang merupakan Sub Koordinator Persuratan dan Arsip Setda Kaltim, mengatakan bahwa pihaknya mengelola record center secara alami, tanpa arsiparis.
“Kalau ada penyerahan arsip kami terima sesuai daftarnya. Misalnya ada biro menyerahkan ke kami, itu harus ada daftarnya. Sama kayak kami menyerahkan ke DPK,” ujar Heldi beberapa waktu lalu.
Heldi mengaku, pihaknya hanya meniru cara pengelolaan arsip dari DPK Kaltim, yang merupakan leading center dalam hal kearsipan. Setda Kaltim sendiri merupakan salah satu OPD yang dibina oleh DPK Kaltim. Selain itu, DPK Kaltim juga sudah baik dalam mengelola kearsipannya.
Heldi menjelaskan, setelah menerima daftar arsip, pihaknya akan melakukan pemilahan. Pemilahan dilakukan berdasarkan tahun, bulan, nomor surat, dan bironya. Kemudian arsip disusun dengan rapi.
“Supaya mempermudah kita mencari. Ya alami aja lah,” tutupnya.
Penulis: Yoghy Irfan
Editor: Awan
