Ragam
Proses Panjang Arsip Pemerintahan di Depo Arsip Kaltim
SELASAR.CO, Samarinda - Arsip pemerintahan dari seluruh OPD di lingkup pemprov Kaltim disimpan di Depo Arsip. Namun sebelum sampai ke sana, ada proses panjang yang harus dilalui. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Kaltim sebagai OPD yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip menyediakan Depo Arsip. Depo Arsip adalah ruang khusus yang dimiliki oleh DPK Kaltim.
Ruang ini didesain dengan struktur khusus untuk melindungi, merawat dan memelihara arsip. Lokasi Depo Arsip berada di Jalan Bung Tomo No.130, Sungai Keledang, Kecamatan Samarinda Seberang, Kota Samarinda. Berbeda dengan gedung Perpustakaan Daerah Kaltim yang berada di Jalan Juanda.
Namun tidak sembarang arsip bisa masuk ke Depo Arsip. Ada alur panjang yang harus diikuti. Karena arsip yang dikelola adalah dokumen pemerintahan. Pelaksanaa Harian (Plh) Kepala DPK Kaltim, Taufik menjelaskan alur panjang arsip dari masing-masing OPD bisa sampai ke Depo Arsip milik DPK Kaltim. Setiap OPD harus mengelola dan mengumpulkan arsip mereka yang sudah tidak terpakai.
Biasanya dokumen yang berumur lebih dari 10 tahun. Kemudian ada tim khusus yang akan memverifikasi arsip. Dan menilai arsip menggunakan Jadwal Retensi Arsip (JAR). Selanjutnya dibuat notulen dan pertimbangan kategori arsip. “Memverifikasi apakah betul arsip ini sudah layak untuk diserahkan ke depo arsip provinsi atau tidak,” kata Taufik pada Senin, 6 November 2023.
Berita Terkait
“Jangan-jangan ada yang belum waktunya diserahkan ke provinsi jadi itu ada proses verifikasi di situ,” lanjutnya.
Jadi, menurut Taufik, tidak semua arsip yang sudah lebih dari 10 tahun bisa langsung diserahkan. Karena penilaian JAR juga menghasilkan dua pertimbangan. Arsip masuk kategori arsip statis atau usul musnah. Untuk arsip usul musnah akan dilakukan proses pemusnahan dengan mencacah arsip. Dan harus mendapat persetujuan panjang. “Tapi tentu saja ada arsip yang dimusnahkan itu mendapat persetujuan dari ANRI, harus diverifikasi baru bisa dimusnahkan,” ujar Taufik.
Sedangkan untuk arsip statis akan masuk ke Depo Arsip. Untuk disimpan dan dipelihara. Biasanya arsip ini meski tidak terpakai lagi. Namun memiliki nilai sejarah yang tinggi. Sehingga harus dijaga.
Penulis: Yoghy Irfan
Editor: Awan
