Ragam
Strategi Cerdas Dinas Pertanian PPU dalam Merawat dan Mengamankan Arsip Penting
SELASAR.CO, PPU - Dengan strategi cerdas yang dikembangkan oleh Dinas Pertanian Penajam Paser Utara (PPU), arsip-arsip penting mereka tetap terawat dan terjaga.
Andi Rina Febriana, Kepala Sub Bagian Umum Dinas Pertanian PPU, menjelaskan bagaimana sistem perawatan arsip menjadi faktor penting dalam menjaga kualitas dan keamanan data.
“Karena dulu kita sering pakai map yang dibolongi itu, kita cari cara supaya itu enggak rusak dengan bikin map cadangan, jadi yang kita bolongi map yang di dalam aja karena kalau bolong itu rentan,” katanya, beberapa waktu lalu.
“Apalagi arsip-arsip yang sensitif seperti SK dan sebagainya, apalagi yang buat kenaikan pangkat itu kan arsipnya harus mulus,” lanjut Andi Rina Febriana.
Berita Terkait
Strategi ini menunjukkan kreativitas dalam menjaga keadaan fisik arsip, terutama dokumen yang mudah rusak. Dengan bikin map cadangan dan batasi lubang bolongan pada dokumen yang lebih sensitif, Dinas Pertanian PPU mengurangi risiko kerusakan yang bisa terjadi saat perawatan arsip.
“Jadi sekarang, biasanya arsip buat kepegawaian kita juga di-scan secara elektronik terus kita simpan di komputer. Jadi kalau BKPSDM minta berkas itu tinggal kita cetak aja,” ujarnya.
Penggunaan teknologi, seperti scan elektronik, menjadi langkah proaktif dalam mengikuti tuntutan perawatan arsip yang lebih modern. Dengan simpan arsip kepegawaian dalam bentuk digital, Dinas Pertanian PPU tidak hanya meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan data, tapi juga memberikan respons yang cepat buat permintaan dari instansi terkait.
“Tapi agak ribet juga, karena kalau buat arsip SK Kepegawaian itu kan ada lampiran kayak daftarnya, kalau terpotong aja enggak diterima BKPSDM. Jadi buat kita antisipasinya perawatannya gitu aja, jangan sampai rusak,” tambah Andi Rina Febriana.
Antisipasi dan perawatan yang teliti menjadi inti dari strategi Dinas Pertanian PPU. Dengan sadar akan kompleksitas arsip, terutama yang ada lampiran, langkah-langkah ini ditujukan buat memastikan bahwa setiap dokumen tetap utuh dan mudah diakses.
Dengan gabungan inovasi dalam sistem perawatan dan adaptasi terhadap teknologi, Dinas Pertanian PPU siap hadapi masa depan dengan tata kelola arsip yang efisien dan modern.
Penulis: Yoghy Irfan
Editor: Awan
