Ragam
Perubahan Tata Kelola Kearsipan di Bakesbangpol PPU: Dari Arsip Fisik ke Sistem Digital
SELASAR.CO, PPU - Menyikapi arahan dari Pemerintah Daerah PPU, Badan Kesatuan Bangsa dan Politik (Bakesbangpol) Penajam Paser Utara (PPU) melakukan langkah penting dengan mengurangi penggunaan arsip fisik secara bertahap.
Sekretaris Bakesbangpol PPU, Nurlaila mengatakan bahwa, pihaknya sudah melaksanakan langkah nyata dalam menghemat penggunaan arsip fisik. Perubahan tata kelola kearsipan ini bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan kelancaran administrasi pemerintahan.
“Di Bakesbangpol sendiri, kita telah mengurangi arsip berbentuk hard copy. Proses ini dilakukan secara bertahap dan sesuai dengan arahan dari Peraturan Bupati (Perbup) PPU,” kata Nurlaila, beberapa waktu lalu.
Langkah berikutnya yang dilakukan oleh Bakesbangpol PPU adalah menuju penerapan sistem tanpa kertas dengan memanfaatkan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi) dan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).
Berita Terkait
Nurlaila juga menegaskan bahwa dengan adanya teknologi ini, seluruh sirkulasi administrasi surat-menyurat akan dialihkan sepenuhnya ke dalam sistem digital.
“Ke depan, dengan adanya Aplikasi Srikandi dan nantinya Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), sirkulasi administrasi surat-menyurat benar-benar kita alihkan seluruhnya ke sistem. Ini akan memudahkan proses, mengurangi birokrasi, dan meningkatkan akurasi data,” ujar Nurlaila.
Salah satu hambatan utama yang diatasi melalui perubahan ini adalah tata kelola kearsipan yang selama ini membutuhkan ruang penyimpanan yang cukup besar. Nurlaila menjelaskan bahwa arsip fisik dari berbagai Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang terkumpul selama bertahun-tahun membutuhkan ruang yang signifikan, dan seringkali sulit untuk diatur dengan rapi.
“Hambatan utama dalam tata kelola kearsipan adalah tempat penyimpanannya yang memang butuh ruang yang cukup besar dan mampu menampung arsip yang kebutuhan arsip OPD selama bertahun-tahun sebelum nantinya di-backup,” papar Nurlaila.
Perubahan ini juga diharapkan dapat membantu memitigasi risiko kehilangan data dan mempercepat aksesibilitas informasi. Dengan demikian, Bakesbangpol PPU berupaya mendukung efisiensi dan transparansi dalam administrasi pemerintahan, seiring dengan terus berkembangnya teknologi di era digital ini.
Penulis: Yoghy Irfan
Editor: Awan
