Ragam
Prosedur Pemusnahan Arsip yang Aman dan Sah Secara Hukum
SELASAR.CO, Samarinda - Salah satu kegiatan penting dalam pengelolaan arsip adalah pemusnahan arsip. Namun, pemusnahan arsip harus mengikuti prosedur yang telah ditetapkan.
Pemusnahan arsip adalah salah satu langkah penting dalam pengelolaan arsip. Namun, pemusnahan arsip tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Ada prosedur yang harus dipatuhi agar pemusnahan arsip dapat berjalan dengan aman dan sah secara hukum.
Prosedur pemusnahan arsip diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Pasal 49 ayat (2) UU tersebut menyebutkan bahwa pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pemusnahan arsip statis harus dilakukan oleh lembaga kearsipan daerah. Namun, sebelum dimusnahkan, arsip statis harus diverifikasi terlebih dahulu oleh lembaga kearsipan daerah.
Berita Terkait
Tujuan dari verifikasi ini adalah untuk memastikan bahwa arsip statis yang akan dimusnahkan memang tidak memiliki nilai guna lagi.
Jika arsip statis telah diverifikasi dan tidak memiliki nilai guna kesejarahan, maka arsip statis tersebut dapat dimusnahkan. Pemusnahan arsip statis harus dilakukan dengan cara yang aman dan sah secara hukum.
Pemusnahan arsip statis secara sah secara hukum dapat dilakukan dengan membuat berita acara pemusnahan arsip.
Berita acara pemusnahan arsip harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dari lembaga kearsipan daerah dan pejabat yang berwenang dari pencipta arsip.
Dengan mengikuti prosedur pemusnahan arsip yang telah ditetapkan, maka pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan aman dan sah secara hukum. Pemusnahan arsip yang aman dan sah secara hukum dapat mencegah penyalahgunaan arsip.
Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim, Ana Palyantisari menyatakan bahwa pemusnahan arsip harus sesuai prosedur.
“Kalau arsip-arsip tersebut telah dimusnahkan tentunya sudah melalui prosedur yang benar,” katanya, Junat 1 Desember 2023.
Selanjutnya, berdasarkan peraturan yang berlaku, prosedur pemusnahan arsip ini melalui delapan tahapan, yaitu pertama, pembentukan SK. Kedua, pembentukan SK tim penilai. Ketiga, penilaian yang dilakukan tim penilai. Keempat, membuat pertimbangan arsip.
Kemudian membuat notulensi arsip. Keenam, membuat daftar arsip usul pemusnahan. Ketujuh, pengajuan ke kepala arsip nasional.
Terakhir, memperoleh rekomendasi pemusnahan. Dan pihak pencipta arsip bisa melakukan pemusnahan.
“Dalam kegiatan pemusnahan itu ada pembuatan berita acara pemusnahan arsip berserta daftar arsip,” ujar Ana.
Sementara itu, dalam kegiatan pemusnahan arsip sendiri, baik secara fisik maupun informasinya, harus melibatkan saksi dan dua unsur, yaitu unsur hukum di wilayah unit kerja dan bagian pengamat inspektorat.
“Jadi setiap kita melakukan pemusnahan arsip pasti kita melibatkan dua unsur itu, nanti bisa ditambah unsur yang lain seperti kepala lembaga arsip daerah dan arsiparis-arsiparisnya,” tutupnya.
Penulis: Yoghy Irfan
Editor: Awan
