Ragam
DPK Kaltim Dorong OPD Gunakan Srikandi untuk Tertibkan Kearsipan
SELASAR.CO, Samarinda - Sistem kearsipan di berbagai OPD Pemprov Kaltim masih belum tertata dengan baik. Oleh karena itu, DPK Kaltim menghimbau agar semua OPD segera menggunakan Srikandi sebagai aplikasi pengelolaan arsip.
Dewi Susanti, Arsiparis Ahli Muda Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim, menyatakan bahwa banyak OPD di lingkungan Pemprov Kaltim yang masih mengandalkan sistem manual dalam mengarsipkan dokumen.
“Arsip dinamis aktif dan inaktif harus ditata dengan baik sehingga arsip itu kala diperlukan oleh bapak pimpinan dengan sangat mudah ditemukan dalam bentuk berkas, ” ungkap Dewi.
Namun, kenyataannya masih banyak OPD di Kaltim yang tidak memiliki record center sebagai tempat penyimpanan arsip-arsip mereka secara teratur.
Berita Terkait
Arsip-arsip yang tidak memiliki record center berisiko hilang atau sulit dicari.
“Berkas tidak disimpan di dalam gudang begitu, dicari susah dan ditemukan secara mutilasi atau terpisah-pisah dari berkas arsipnya,” jelas Dewi.
Untuk itu, Dewi menyarankan kepada semua perangkat daerah agar memperbaiki beberapa hal yang berkaitan dengan sistem kearsipan.
Salah satunya adalah semua OPD yang ada di Kaltim harus memiliki record center. Record center ini penting sebagai pusat penyimpanan data arsip yang dimiliki oleh setiap perangkat daerah.
“Terkadang arsip itu begitu selesai tahun anggaran habis atau mungkin arsipnya sudah lampau ganti tahun dokumen itu diikat dan ditumpuk di gudang barang,” jelasnya.
Selain itu, Dewi juga mengingatkan agar para perangkat daerah lebih rajin dalam pembuatan daftar arsip.
Menurutnya daftar arsip ini penting. Saat instansi menyerahkan arsip-arsip mereka ke Kearsipan Kaltim. Dan dilengkapi berita acara dari pemilik arsip saat menyerahkan arsip tersebut.
“Kemudian Lembaga kearsipan akan memvalidasi untuk kategori arsip yang bersifat vital atau statis permanen yang harus diabadikan,” jelasnya.
Di samping itu, Dewi juga mengharapkan agar semua OPD di lingkungan Kaltim dapat segera beralih ke aplikasi pengelolaan arsip dinamis yakni Srikandi yang berfungsi untuk membantu pengelolaan arsip.
“Kami berharap dengan adanya pengenalan aplikasi Srikandi dan pelatihan pengelolaan arsip, sistem kearsipan di OPD-OPD di Kaltim dapat menjadi lebih baik,” pungkasnya.
Penulis: Yoghy Irfan
Editor: Awan
