Ragam
Dinkes Bontang Studi Lapangan Pengelolaan Arsip di DPK Kaltim
SELASAR.CO, Samarinda - Dalam rangka meningkatkan pengetahuan tentang tata kelola arsip dan naskah dinas, Dinkes Bontang mengadakan Bimbingan Teknis (Bimtek) di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim selama dua hari, yaitu Kamis 30 November 2023 hingga Jumat 1 November 2023.
Bimtek ini diikuti oleh 44 peserta dari Dinkes Bontang, yang mendapatkan materi tentang pengelolaan arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering digunakan dalam kegiatan kedinasan. Materi ini meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip.
Selain itu, peserta juga melakukan kunjungan lapangan ke DPK Kaltim, untuk melihat langsung proses pengelolaan arsip statis, yaitu arsip yang sudah jarang atau tidak digunakan lagi. Peserta dibagi menjadi dua kelompok, yang masing-masing menonton video profil DPK Kaltim di ruang studio mini, dan mengunjungi depo arsip untuk melihat penyimpanan arsip statis.
Arsiparis DPK Kaltim, Ana Palianti Sari, mengatakan bahwa tujuan dari kunjungan lapangan ini adalah untuk memperkenalkan kepada peserta bagaimana arsip diciptakan, dibuat, diberkaskan, dipelihara, dan disusutkan, hingga menjadi arsip statis yang diserahkan ke lembaga kearsipan daerah.
Berita Terkait
“Setelah diberikan pemahaman pengelolaan arsip aktif, mereka juga dikenalkan di putarkan sebuah vidio profil dinas dpk yang menggambarkan tugas pokok fungsi dari dinas dpk daerah itu sendiri,” ungkapnya, Jumat 1 Desember 2023.
Ana menambahkan bahwa penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan daerah sangat penting untuk menjaga keamanan dan kelengkapan arsip. “Mulai dari penciptaan sampai ternjadi pemhusutan sehingga menghasilkan arsip statis yang akan di serahkan ke lembaga kearsipan daerah,” ujarnya.
Ana berharap para peserta Dinkes Bontang dapat mengimplementasikan ilmu yang didapat dari bimtek pengelolaam arsip ini. “Mudah-mudahan dengan kunjungan orientasi lapangan. Mereka mempunyai kesadaran untuk melaksanakan penyerahan arsip statis kelembaga daerah agar di pelihara, di rawat dan di kelola oleh lembaga kearsipan daerah,” jelasnya.
Ana mengatakan bahwa setelah ardip-arsip tersebut di serahkan. Dinas terkait sebagai unit pencipta arsip. Tetap bisa mengakses arsip-arsip yang dimiliki oleh pihaknya. “Tetap bisa mengaskses arsip-arsip kapan aja membutuhkan, tentunya sesuai dengan prosedur yang ditetapkan,” tutupnya.
Sri Wulandari, Owner We Organizer (WO), mengungkapkan bahwa bimtek pengelolaan arsip ini sangat bermanfaat bagi seluruh dinas-dinas yang memiliki arsip-arsip statis yang berkaitan dengan aset-aset negara. “Setiap kedinasan kan ada arsip-arsip statis yang bisa jadi fokus yang harus disimpan harus diarsipkan dengan betul, seperti data keuangan itu penting,” jelasnya.
Wulan mengatakan bahwa setelah mengikuti bimtek dan kunjungan lapangan ini, peserta dari Dinkes Bontang menjadi lebih paham tentang cara mengelola arsip dan surat menyurat di dinasnya. “Sudah diberikan teori kemaren dan nomor nomor arsip cara penomoran arsip banyak di dapat dari dinas arsip.” pungkasnya.
Penulis: Yoghy Irfan
Editor: Awan
