Buka Sosialiasi Garapan Dispusip, Poniso Sebut SKKAAD Bisa Mencegah Penyalahgunaan Arsip

Senin, 07 November 2022

SELASAR. CO, Sangatta - Asisten Pemerintahan Umum dan Kesejahteraan Rakyat, Poniso Suryo Renggono secara resmi membuka Sosialisasi Penyusunan Peraturan Bupati Kutai Timur (Kutim) tentang sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip dinamis di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kutai Timur garapan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Kutim. Kegiatan ini berlangsung di Ruang Serba Guna (GSG) perkantoran Bukit Pelangi Sangatta, pada Senin (7/11/2022).

Dalam kesempatan itu, Poniso Suryo Renggono menyampaikan bahwa seiring pesatnya pembangunan, menyebabkan volume arsip semakin banyak, oleh karena itu harus diimbangi dengan pengelolaan arsip yang sistematis dan praktis, yang mendukung kelancaran penemuan arsip dengan mudah dan cepat.

“Dalam rangka efisiensi ruang penyimpanan arsip dan kemudahan temu balik arsip, maka perlu dilaksanakan kegiatan penyusutan arsip. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD) perlu disusun sebagai pedoman akses arsip, yaitu ketentuan tentang arsip yang terbuka dan tertutup bagi masyarakat pengguna arsip,” Kata Poniso Suryo Renggono saat membacakan sambutan wakil Bupati Kutim,

Pasalnya, SKKAAD merupakan salah satu dari Empat Pilar Kearsipan yang harus ada. Empat Pilar Kearsipan itu terdiri dari tata naskah dinas, klasifikasi arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis

Berita Terkait

“Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan publik terhadap akses arsip. Dalam era keterbukaan seperti saat ini, arsip dinamis pada prinsipnya terbuka dan dapat diakses oleh publik, kecuali yang dinyatakan tertutup, sebagaimana diatur pada Pasal 42 ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 bahwa pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi pengguna arsip yang berhak,” Tuturnya

Sedangkan Arsip dinamis sebagai salah satu sumber informasi publik adalah bersifat terbuka dan dapat diakses oleh publik sesuai Pasal 2 ayat (1) Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 bahwa “setiap informasi publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap pengguna informasi publik”. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, menguraikan bahwa informasi merupakan kebutuhan pokok dan hak asasi manusia, merupakan salah satu ciri penting negara demokratis, dan sekaligus merupakan sarana dalam mengoptimalkan pengawasan publik terhadap penyelenggaraan negara dan badan publik.

“Adapun tujuan penyusunan SKKAAD adalah sebagai berikut, dalam rangka mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien sebagaimana diamanatkan Pasal 40 ayat (4) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan serta untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan arsip oleh pihak-pihak yang tidak berhak, perlu diatur dalam suatu aturan klasifikasi kemanan akses arsip dinamis, karena ketersediaan arsip digunakan untuk kegiatan operasional manajemen pencipta arsip dan layanan public,” Terangnya

Selain itu, bisa melindungi fisik dan informasi arsip dinamis dari kerusakan dan kehilangan sehingga kebutuhan akan ketersediaan, keterbacaan, keutuhan, integritas, otentisitas dan reliabilitas arsip tetap dapat terpenuhi.

Sedangkan untuk kategori klasifikasi keamanan arsip , yaitu sangat rahasia apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia, dan keselamatan bangsa.

“Rahasia apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk dampak ekonomi makro. Apabila informasi yang terdapat dalam arsip bersifat sensitif bagi lembaga/organisasi akan menimbulkan kerugian yang serius terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi,” Imbuhnya

Dijelaskannya, Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa SKKAAD ini fungsinya melindungi fisik dan informasi arsip dinamis dari kerusakan dan kehilangan sehingga kebutuhan akan ketersediaan, keterbacaan, keutuhan, integritas, otensitas dan reliabilitas arsip tetap terpenuhi.

“Selain itu untuk mengatur akses arsip dinamis yang sesuai dengan ketentuan perundang-undangan sehingga dapat dicegah terjadinya penyalahgunaan arsip oleh pihak-pihak yang tidak berhak untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah,” Terangnya

Karena itu, dirinya berharap kepada para peserta sosialisasi SKKAAD untuk dapat memanfaatkan momen ini dengan sebaik-baiknya dengan mengeksplorasi seluas-luasnya wawasan dan pengalaman narasumber, “sehingga kegiatan ini memberikan kontribusi besar dalam Menata Kutai Timur Sejahtera Untuk Semua.” Tutupnya

Penulis: Bonar
Editor: Awan