Ragam

DPK Kaltim 

Tugas dan Wewenang Arsiparis dalam Pengelolaan Arsip Dinamis

Rabu, 01 November 2023

SELASAR.CO, Samarinda - Seorang arsiparis bertanggung jawab atas pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis, pembinaan kearsipan, serta pengelolaan dan penyajian arsip menjadi informasi.

Arsip yang tidak ditangani dengan baik bisa berakibat buruk, seperti arsip yang rusak, terselip, tidak terawat, bahkan hilang.

Padahal, arsip sangat penting di bidang pendidikan, terutama untuk kegiatan penelitian dan penulisan sejarah. Oleh karena itu, dibutuhkan tenaga ahli spesialis untuk mengelola arsip.

Setelah memahami pengertian arsiparis, kita akan membahas mengenai tugas pengelolaan arsip dinamis:

1. Membuat Laporan Evaluasi dan Penilaian Arsip Arsiparis harus membuat laporan evaluasi dan penilaian tentang bidang kearsipan.
2. Membuat Laporan Pelayanan Arsip Arsiparis juga harus membuat laporan pelayanan tentang bidang kearsipan.
3. Mendaftarkan Arsip yang Diserahkan Arsiparis harus mendaftarkan setiap arsip yang diserahkan kepada pihak lain, baik instansi yang sama maupun instansi dari luar.
4. Mendaftarkan Arsip yang Dimusnahkan Arsiparis juga harus mendaftarkan setiap arsip yang dimusnahkan.
5. Membuat Persetujuan Pemusnahan Arsip Arsiparis harus membuat lembar persetujuan untuk pemusnahan arsip yang sudah mencapai masa jadwal retensi.
6. Membuat Jadwal Retensi Arsip Arsiparis harus menyusun jadwal retensi untuk setiap arsip. Jadwal retensi adalah durasi waktu penyimpanan arsip.
7. Memindahkan Arsip Arsiparis harus memindahkan arsip yang berbentuk dokumen berdasarkan pertimbangan dan keputusan yang mendukung.
8. Membuat Daftar Arsip Vital Arsiparis harus membuat daftar arsip yang bersifat vital. Arsip vital adalah arsip yang sangat penting dan berharga.
9. Membuat Daftar Arsip yang Dialih Media Arsiparis harus memberikan izin untuk publikasi atau alih media arsip. Arsiparis harus berkomunikasi dan mempertimbangkan dengan pihak yang berwenang terkait arsip tersebut.
10. Membuat Daftar Arsip Terjaga Arsiparis harus membuat daftar arsip yang terus terjaga. Arsip terjaga adalah arsip yang penting dan rahasia.
11. Membuat Salinan Otentik Arsip Terjaga Arsiparis harus membuat salinan otentik dari arsip terjaga. Salinan otentik adalah salinan yang sama persis dengan arsip asli. Salinan otentik dibuat untuk menjaga arsip asli atau untuk memenuhi kebutuhan pihak lain.
12. Memverifikasi Arsip Aktif yang Autentik Arsiparis harus memverifikasi arsip aktif yang autentik. Arsip aktif adalah arsip yang masih digunakan. Arsip autentik adalah arsip yang asli atau otentik.
13. Melakukan Registrasi Arsip Arsiparis harus melakukan registrasi arsip. Registrasi arsip adalah proses pencatatan arsip.

Penulis: Yoghy Irfan
Editor: Awan