Dokumen Arsip Digital Juga Perlu di “Legalisir” Agar Berkekuatan Hukum

Kamis, 02 November 2023

SELASAR.CO, Samarinda - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur meluncurkan aplikasi Srikandi, sebuah sistem informasi kearsipan digital yang bertujuan untuk memudahkan pengelolaan dan akses arsip di daerah tersebut. Aplikasi ini merupakan salah satu upaya DPK untuk mengikuti perkembangan teknologi dan mengatasi keterbatasan ruang penyimpanan arsip konvensional.

Pelaksana Harian (Plh) Kepala DPK Kalimantan Timur, Taufik, menjelaskan bahwa aplikasi Srikandi ini bukan berarti menggugurkan kewajiban untuk menjaga arsip konvensional. “Tetap harus dijaga dan yang tidak kalah pentingnya yang bisa dilakukan karena ini penyimpanan arsip tidak berbanding lurus antara aspek terciptanya arsip itu dengan kapasitas tempat penyimpanannya,” ujarnya.

Menurut Taufik, cara menyiasati agar tempat penyimpanan arsip tidak penuh adalah dengan melakukan digitalisasi arsip. “Jadi arsip yang lama tadi silahkan didigitalisasi dengan di scan. Nah, cuma nanti ada regulasi lagi otorisasinya. Jadi kan namanya arsip yang konvensional kalau di scan begitu saja. Katakanlah ijazah di scan. Kemudian disimpan itu tidak bisa jadi pembuktian di pengadilan kalau tidak di otorisasi, kalau konvensionalnya seperti dilegalisir,” jelasnya.

Taufik menambahkan bahwa arsip digital juga harus memiliki otorisasi dari pihak yang berwenang, misalnya dengan paraf atau tanda tangan elektronik. “Nah arsip ke depan itu ada juga atau otorisasinya ada yang paraf. Misalnya kalau dia ijazah harus dinas pendidikan yang mengotorisasinya. Tapi untuk Kaltim saat ini belum sampai sana,” katanya.

Berita Terkait

Aplikasi Srikandi ini diharapkan dapat membantu para pengguna arsip, baik dari instansi pemerintah maupun masyarakat umum, untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan mudah. Selain itu, aplikasi ini juga dapat meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan arsip di Kalimantan Timur.

Penulis: Yoghy Irfan
Editor: Awan