Ragam
Jadwal Retensi Retensi Arsip DPK Kaltim
Arsip Bernilai Guna Sejarah Tetap Disimpan Meski Tidak Tercantum Jadwal Retensi
SELASAR.CO, Samarinda - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) terus berupaya mengelola arsip-arsip yang dimiliki oleh pemerintah daerah maupun instansi swasta. Salah satu upaya yang dilakukan adalah dengan melakukan inventarisasi dan klasifikasi arsip.
Arsip yang telah diinventarisasi dan diklasifikasikan kemudian akan diberikan jadwal retensi. Jadwal retensi adalah jangka waktu penyimpanan arsip. Arsip yang memiliki nilai guna administratif akan disimpan selama jangka waktu tertentu sesuai dengan jadwal retensi. Setelah jangka waktu tersebut berakhir, arsip tersebut dapat dimusnahkan.
Namun, tidak semua arsip tercantum jadwal retensi. Hal ini disebabkan karena beberapa faktor, seperti arsip tersebut bersifat rahasia atau arsip tersebut memiliki nilai guna sejarah.
Arsip yang tidak tercantum jadwal retensi tetap akan disimpan oleh DPK Kaltim. Hal ini dilakukan karena arsip tersebut memiliki nilai guna sejarah atau nilai guna lainnya yang dapat digunakan untuk penelitian atau keperluan lainnya.
Berita Terkait
"Kalau begitu kita akan menggunakan dari nilai guna arsip itu sendiri kalau kita baca isi informasinya," kata Ana Paliyantisari, arsiparis DPK Kaltim.
"Jika ternyata tidak ada di jadwal retensi arsip tapi mempunyai nilai nilai guna sejarah atau nilai guna nanti digunakan bisa untuk penelitian," lanjut Ana.
Sebagai contoh, pembangunan jembatan memiliki nilai guna sejarah. Arsip yang berkaitan dengan pembangunan jembatan, seperti foto-foto atau dokumen-dokumen, tetap akan disimpan oleh DPK Kaltim meskipun tidak tercantum jadwal retensi.
"Contohnya pembangunan jembatan itu kan ada dokumentasinya. Nah dokumentasikan kalau di situ tidak ada dikatakan aktifnya berapa in aktifnya berapa. Tapi kan dari dokumentasi gambar-gambar tadi kan kita lihat ada nilai sejarahnya," kata Ana.
"Misal karena menggambarkan pembangunan Jembatan Mahakam pada tahun 80-an. Nah dari foto-foto itu juga tersirat bisa dari sejarah pembangunan dari jembatan itu," lanjut Ana.
Dengan menyimpan arsip-arsip yang bernilai guna sejarah, DPK Kaltim dapat menjaga kelestarian sejarah dan budaya Kalimantan Timur. Arsip-arsip tersebut juga dapat digunakan sebagai sumber informasi bagi masyarakat dan peneliti.
Penulis: Yoghy Irfan
Editor: Awan
