Ragam
Tanpa Arsiparis, Setda Kaltim Tetap Berusaha Rapihkan Arsip
SELASAR.CO, Samarinda - Setda Kaltim memiliki record center yang layak untuk menyimpan arsip. Namun sayangnya, mereka belum mempunyai arsiparis yang bertugas mengelola arsip. Mereka berusaha agar arsip tetap tertata rapi dan mudah dicari.
Semua instansi atau lembaga yang berada di bawah pemerintahan, baik pusat maupun daerah provinsi sampai kabupaten kota yang terdiri dari OPD, harus mengelola arsip sesuai dengan aturan yang berlaku.
Hal ini juga berlaku untuk Setda Provinsi Kaltim. Mereka terus berupaya untuk menerapkan tertib arsip, yaitu pengelolaan dan penataan arsip yang baik dan benar.
Namun dalam pelaksanaannya, mereka menghadapi beberapa kendala. Salah satunya adalah tidak adanya tenaga arsip yang menempati jabatan fungsional kearsipan. Akibatnya, pengelolaan arsip dilakukan secara mandiri oleh tiap-tiap biro. Dan kegiatan kearsipannya dimasukkan dalam pengelolaan surat yang rutin.
Berita Terkait
Perlu diketahui, Setda Provinsi Kaltim sudah memiliki record center kearsipan. Namun karena tidak ada arsiparis atau yang mengurus, pengelolaan arsip menjadi cukup sulit. Setda Provinsi Kaltim hanya mengikuti contoh pengelolaan dari LKD.
LKD di Kaltim adalah DPK Daerah Provinsi Kaltim. Sebagai leading center pengelolaan kearsipan di lingkungan pemerintahan Provinsi Kaltim, mereka sudah cukup baik dalam hal ini.
Analis Kebijakan Ahli Muda atau Sub Koordinator Persuratan dan Arsip Setda Kaltim Heldi menceritakan bagaimana pengelolaan record center tanpa arsiparis. Katanya berjalan secara alami.
“Ya kami pengelolaannya biasa saja, ada penyerahan arsip kami terima sesuai daftarnya. Misalnya ada biro menyerahkan ke kami, kami minta daftarnya. Sama kayak kami menyerahkan ke DPK,” ujar Heldi baru-baru ini.
Record center milik Setda Kaltim tergolong cukup rapi. Apalagi kondisinya yang tanpa arsiparis. Karena semua berkas di sana sudah disusun dengan baik. Sehingga tidak menimbulkan kebingungan.
“Ya setelah kami menerima daftar kami pilah, per tahun, sesuai nomor bulan dan tahun. Kita urutkan aja sesuai bulan. Dari Januari sampai Desember. Supaya mempermudah kita mencari. Ya alami aja lah,” tutupnya.
Penulis: Yoghy Irfan
Editor: Awan
