Ragam
BPBD Kaltim Siap Terapkan Sistem Kearsipan Satu Pintu
SELASAR.CO, Samarinda - Dalam upaya meningkatkan tertib arsip, BPBD Kaltim berencana menerapkan sistem pengelolaan kearsipan satu pintu. Hal ini sejalan dengan adanya record center yang baru dibangun dan segera dioperasikan.
Di Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim), masih banyak Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang belum memiliki pengelolaan dan penataan arsip yang baik dan sesuai aturan. OPD tersebut meliputi lembaga, badan, atau dinas di Kaltim.
Dari 37 OPD, hanya 5% yang sudah memiliki pengelolaan kearsipan yang baik. Sisanya masih menghadapi berbagai masalah. Mulai dari tidak adanya arsiparis, tidak adanya record center, hingga kurangnya pemahaman teknis.
Salah satu OPD yang berusaha memperbaiki pengelolaan kearsipannya adalah Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kaltim. Meskipun belum sempurna, BPBD tetap berkomitmen untuk menjalankan pengelolaan kearsipan di lingkungan instansinya.
Berita Terkait
Kepala Sub Bagian Umum BPBD Fahrijal mengatakan bahwa saat ini pengelolaan kearsipan masih dilakukan secara terpisah oleh masing-masing bidang. Belum ada sistem pengelolaan kearsipan yang terpusat atau satu pintu.
“Pengelolaan arsip masih perbidang sementara dulu, ke sekretariat-sekretariat. Belum satu pintu. Makanya kita sudah persiapkan pelan-pelan.”
“karena kan tidak bisa serta merta, artinya step by step. Nanti kan dimulai dari yang kecil dulu sambil jalan, baru bisa kita laksanakan kearsipan dan Srikandi,” ujarnya belum lama ini.
Saat ini, setiap arsip masih berada di bidangnya masing-masing. Misalnya, arsip keuangan masih disimpan di ruangan keuangan. Demikian juga dengan arsip-arsip lainnya. Hal ini karena belum ada record center yang bisa mengelola kearsipan secara terpusat.
Untuk itu, BPBD telah berinisiatif untuk menyediakan record center kearsipan yang baru saja dibangun. Record center tersebut masih dalam tahap penyelesaian fasilitasnya.
“Kita tinggal cari pengadaan raknya dulu, nanti kan mau dibelikan filling kabinet mudah-mudahan sih bisa nanti kita fungsikan kebawah. Nanti box arsipnya juga kita sediakan,” imbuhnya.
BPBD berharap bahwa pada tahun depan, pengelolaan kearsipan di instansinya akan lebih baik. Karena sudah ada tempat khusus yang bisa mengelola kearsipan secara terpusat.
“Nah ini nanti bagaimana arsip keuangan itu digabung dengan arsip lain jadi satu pintu. Ke record center tadi,” tutupnya.
Penulis: Yoghy Irfan
Editor: Awan
